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Bessere Zusammenarbeit mit Word’s Track Changes

DurchKirk McElhearn 14. Okt 2009 12:30 Uhr PDT

Wenn Sie Dokumente zur Überprüfung und Kommentierung an Kollegen verteilen, gibt es nichts Praktischeres und Nützlicheres als die Möglichkeit, Änderungen nachzuverfolgen. Microsoft Word enthält leistungsstarke Tools zum Aufzeichnen, Akzeptieren und Ablehnen von Änderungen, Anfügen von Kommentaren, Vergleichen von Dokumenten und Zusammenführen von Dokumenten. Aber wenn Sie wie die meisten Word-Benutzer sind, wissen Sie wenig darüber, wie diese Funktionen Ihnen helfen können.

Angenommen, Sie haben einen Bericht verfasst und müssen ihn an verschiedene Abteilungen senden, damit verschiedene Personen den Text überprüfen, bestimmte Zahlen überprüfen oder Änderungen vornehmen, um neue Funktionen in Ihren Produkten zu berücksichtigen. Sie könnten das Dokument ausdrucken und jeden Ihrer Kollegen seine Korrekturen mit Bleistift, Stift und Textmarker kritzeln lassen und dann Haftnotizen mit Kommentaren darauf kleben. Sie können dann alle diese gedruckten Dokumente zusammenstellen und die Änderungen an Ihrer Masterdatei vornehmen. Aber warum sich die Mühe machen, eine so komplexe Methode zu verwenden? Sie können dasselbe mit Word tun, aber alle Kommentare in digitalen Kopien Ihrer Datei aufbewahren.

Loslegen

Um die Änderungsverfolgung zu aktivieren, öffnen Sie eine Datei in Word und klicken Sie auf die kleine TRK-Schaltfläche in der Statusleiste am unteren Rand des Word-Fensters. Um Änderungen vorzunehmen, beginnen Sie einfach mit der Eingabe des Dokuments: Fügen Sie Text hinzu oder löschen Sie Wörter, die Ihnen nicht gefallen. Word markiert das Dokument auf verschiedene Weise. Was Sie sehen, hängt von der Ansicht ab, in der Sie sich befinden, und den Optionen, die Sie in der Überprüfungssymbolleiste auswählen. (Diese Symbolleiste wird oben in Ihrem Word-Fenster angezeigt, wenn Sie die Änderungsnachverfolgung aktivieren. Wenn Sie sie nicht sehen können, wählen Sie Ansicht -> Symbolleisten -> Überprüfung.)

So überprüfen Sie gelöschte Textnachrichten

Die Entwurfsansicht (früher Normalansicht in Word 2004) kann am einfachsten zu verwenden sein, wenn Sie Änderungen nachverfolgen. Um es zu verwenden, wählen Sie Ansicht -> Entwurf. Es zeigt sowohl das, was Sie gelöscht haben, in einer Farbe als auch das, was Sie in einer anderen hinzugefügt haben. In einigen Fällen werden Änderungen jedoch nicht richtig angezeigt. Wenn dies bei Ihnen der Fall ist, versuchen Sie, die Änderungsverfolgung zu deaktivieren und dann wieder zu aktivieren. (Sie können diese Farben und andere Optionen in den Einstellungen zum Nachverfolgen von Änderungen von Word ändern, aber ich finde es im Allgemeinen am einfachsten, die Standardeinstellungen zu verwenden.) Außerdem platziert Word einen dünnen Balken am linken Rand jeder Zeile, die eine Änderung enthält.

Änderungen in der Entwurfsansicht verfolgen

Nachverfolgte Änderungen in der Entwurfsansicht von Word zeigen, was Sie (oder Ihre Kollegen) gelöscht und hinzugefügt haben.

Da jeder Benutzer von Word beim Einrichten der Einstellungen seinen Namen eingibt, können Sie dasselbe Dokument an mehrere Personen verteilen und ihre Kommentare und Änderungen werden in unterschiedlichen Farben angezeigt.

Ansicht ändern

Sehen Sie die Dinge anders, indem Sie Ansicht -> Drucklayout (Layoutansicht in Word 2004) auswählen. In dieser Ansicht sehen Sie die endgültige Version des Dokuments mit Ergänzungen in verschiedenen Farben. Nur kleine Dreiecke zeigen an, wo es Streichungen gab. Am rechten Rand erscheinen jedoch Streichungen und Hinzufügungen in Änderungsballons, ebenso wie Kommentare. Kontrollieren Sie, was in den Sprechblasen angezeigt wird, indem Sie auf das Menü Anzeigen in der Überprüfungssymbolleiste klicken. Zum Beispiel, wenn Sie nur Wenn Sie Kommentare sehen möchten, keine Hinzufügungen und Löschungen, können Sie dies hier steuern.

Fügen Sie jederzeit Kommentare hinzu, indem Sie den Cursor an der Stelle platzieren, an der Sie einen Kommentar abgeben möchten, oder indem Sie Text auswählen, dann Einfügen -> Kommentar wählen und Ihren Kommentar eingeben. (Wenn die Überarbeitungssymbolleiste sichtbar ist, können Sie stattdessen auf die Schaltfläche Neuer Kommentar klicken.)

Manche Leute bevorzugen diese Ansicht, weil es einfacher sein kann, zu sehen, wer einen Kommentar abgegeben hat – Sprechblasen sind durch eine Linie mit einem bestimmten Text verbunden. Der Text in den Sprechblasen kann jedoch sehr klein sein; auch wenn viel Text vorhanden ist, zeigt Word nur einen Teil davon an. Sie müssen den vollständigen Kommentar im Überprüfungsbereich lesen. Klicken Sie auf die Auslassungspunkte (…), die am Ende des Kommentars angezeigt werden, um den Überprüfungsbereich zu öffnen (oder klicken Sie auf die Schaltfläche Überprüfungsbereich in der Überprüfungssymbolleiste).

Wenn Sie möchten, können Sie Sprechblasen in den Einstellungen zum Nachverfolgen von Änderungen deaktivieren. Gehen Sie zu Word -> Einstellungen, klicken Sie auf Änderungen nachverfolgen und deaktivieren Sie dann Sprechblasen zum Anzeigen von Änderungen verwenden. Ballons können jedoch nützlich sein, da sie den Namen des Prüfers, die Art der Änderung (z. B. gelöscht) sowie das Datum und die Uhrzeit der Änderung anzeigen.

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Verfolgen Sie Änderungen in der Drucklayoutansicht

In der Drucklayoutansicht von Word werden Änderungen und Kommentare in Sprechblasen am Rand Ihres Dokuments angezeigt.

Änderungen akzeptieren und ablehnen

Wenn Sie Änderungen in einem Dokument überprüfen möchten, verwenden Sie eine von mehreren Methoden. Sie können Extras -> Änderungen verfolgen -> Änderungen akzeptieren oder ablehnen wählen, um alle Änderungen in einem Dialogfeld anzuzeigen und sie nach Belieben einzeln zu akzeptieren oder abzulehnen. Alternativ können Sie bei gedrückter Strg-Taste auf eine Änderung klicken, um sie über ein Kontextmenü zu akzeptieren oder abzulehnen. Wenn Sie sich in der Drucklayoutansicht befinden, können Sie auf das Häkchensymbol oder das X in einer Änderungssprechblase klicken, um sie zu akzeptieren oder abzulehnen. Sie können auch die Schaltflächen „Änderung akzeptieren“ und „Änderung ablehnen“ in der Symbolleiste „Überprüfen“ verwenden, um einzelne Änderungen oder alle Änderungen auf einmal schnell anzunehmen oder abzulehnen.

Spitze: Sie können festlegen, dass nur ein bestimmter Prüfer angezeigt wird, wenn Sie entscheiden, welche Änderungen akzeptiert oder ignoriert werden sollen. Klicken Sie in der Überarbeitungssymbolleiste auf die Schaltfläche Anzeigen, wählen Sie Überprüfer aus und aktivieren oder deaktivieren Sie dann bestimmte Überprüfer. Wenn Sie die Auswahl aufheben, werden alle Änderungen und Kommentare des ausgewählten Prüfers ausgeblendet. Vergessen Sie jedoch nicht, sie später erneut auszuwählen. Sie könnten einige Ihrer Änderungen verpassen.

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Mehr Revisionsmacht

Word kann nicht nur Änderungen nachverfolgen, sondern auch Dokumente vergleichen und zusammenführen. Dadurch können Sie die von Ihren Kollegen vorgeschlagenen Kommentare und Änderungen leichter zusammenstellen und überprüfen. Microsoft hat ein ausführliches Online-Tutorial zu dieser Funktion .

Senior-Mitarbeiter Kirk McElhearn schreibt in seinem Blog über mehr als nur Macs Kirkville . Schauen Sie sich seine neue Website an, Henry James lesen .