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Buchhaltungssoftware für Unternehmen

BewertungenTablets 30. März 2006 16:00 PST

Sie suchen eine Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen? Jetzt haben Sie mehr Auswahl denn je. Während traditionell nur zwei große Buchhaltungsprogramme jährlich überarbeitet werden, bringt dieses Jahr Überarbeitungen von drei verschiedenen Anwendungen: QuickBooks Pro 2006 von Intuit, AccountEdge 2006 von MYOB und zum ersten Mal seit vier Jahren FirstEdge 2.0 von MYOB.

Sowohl QuickBooks als auch AccountEdge richten sich an größere Unternehmen, die Aufzeichnungen über eine Vielzahl von Informationen führen müssen, darunter Inventarartikel, Zeiterfassung und Fakturierung, Bestellungen und Teillieferungen von Lieferanten. MYOB FirstEdge, eine abgespeckte Version von AccountEdge, richtet sich an kleinere Unternehmen, die eine voll funktionsfähige Buchhaltungsanwendung benötigen, aber keine erweiterten Buchhaltungstools.

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QuickBooks Pro 2006

Auf den ersten Blick scheint QuickBooks Pro 2006 nahezu perfekt. Es verfügt über eine einfache Benutzeroberfläche im Scheckbuch-Ledger-Stil und ist vollgepackt mit großartigen Funktionen. Aber wenn Sie tiefer graben, werden Sie feststellen, dass QuickBooks Pro auch einige wichtige Funktionen fehlen.

Eine der größten Änderungen von QuickBooks Pro 2005 ( ; Juni 2005 ) kommt eine neue, integrierte Lohnabrechnungsanwendung hinzu, die direkt mit dem Online-Lohnabrechnungsservice verknüpft ist, PayCycle . (Frühere Versionen von QuickBooks wurden mit Aatrix Payroll geliefert, einer eigenständigen Drittanbieteranwendung.) PayCycle ist ein gebührenpflichtiger Gehaltsabrechnungsdienst, den Sie direkt in QuickBooks ausführen können. Sie können es so einrichten, dass es Schecks ausdruckt sowie Direkteinzahlungen von Mitarbeitern, Ausschüttungen für 401K-Programme und staatliche und bundesstaatliche Steuerzahlungen verarbeitet. Sobald Sie Ihre Gehaltsabrechnung auf der Website von PayCycle verarbeitet haben, trägt QuickBooks die Daten ordnungsgemäß in Ihre Unternehmensdatei ein.

QuickBooks 2006 enthält außerdem mehrere kleine, aber nützliche neue Funktionen, die die Dateneingabe erleichtern. Mit den Synchronisierungsdiensten von OS X kann QuickBooks beispielsweise Firmen-, Kunden- und Lieferanteninformationen im Adressbuch speichern. Das heißt, wenn Sie neue Kunden in QuickBooks hinzufügen, werden deren Informationen automatisch in einer speziellen Adressbuchgruppe angezeigt; Sie können dann über Sync-fähige Anwendungen und Geräte wie bestimmte Mobiltelefone oder PDAs auf diese Kontakte zugreifen. Wie bei früheren Versionen des Programms kann QuickBooks iCal auch für die Planung verwenden sowie Datendateien direkt auf iDisk sichern, vorausgesetzt, Sie haben ein .Mac-Konto.

Leider bleibt QuickBooks Pro 2006 in dem einen Bereich zurück, von dem Sie erwarten würden, dass es glänzt: Electronic Banking. Intuit verzichtet weiterhin auf die Möglichkeit, Kreditkartenzahlungen zu verarbeiten – eine Funktion, die sogar in der Basisanwendung von MYOB, FirstEdge, vorhanden ist und auf die viele Mac-basierte Unternehmen nicht verzichten können. (Intuit sagt, dass es diese Funktion ausgeschlossen hat, weil es nicht glaubt, dass Mac-Benutzer es wollen.)

Noch ungeheuerlicher ist die Tatsache, dass Sie Ihre Kontoauszüge manuell eingeben müssen, wenn Ihr Finanzinstitut die Bankdateiformate .qbo oder .iif von QuickBooks nicht unterstützt. In der Zwischenzeit kann die Anwendung die häufigeren .qif-formatierten Dateien nicht importieren (was ironischerweise das Format ist, zu dessen Unterstützung Intuit die meisten Banken vor einigen Jahren ermutigte). Intuit sagt, der Grund für die Auslassung sei, dass .qbo ein besseres Datenformat und weniger fehleranfällig ist, aber ein Bankdatenformat, das Intuit im Wesentlichen entwickelt hat, zu ignorieren, ist problematisch. Im Gegensatz dazu verarbeiten sowohl AccountEdge als auch FirstEdge die Dateiformate .qbo und .qif problemlos.

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QuickBooks-Benutzer, die einen besseren Gehaltsabrechnungsservice benötigen – und deren Finanzinstitut die Dateiformate von QuickBooks unterstützt – sollten diese neue Version als überzeugendes Upgrade empfinden. Andere bestehende Benutzer könnten unterfordert sein.

MYOB-KontoEdge 2006

AccountEdge 2006 ist eine funktionsreiche Anwendung, die sowohl grundlegende Buchhaltungstools als auch zahlreiche Verbesserungen bietet. Dazu gehören die Möglichkeit, den Lagerbestand zu verfolgen, Bestellungen zu erstellen und über die Network Edition mehrere Benutzer über ein Netzwerk bereitzustellen.

Ein großes Upgrade von der letztjährigen Version ( ; Juni 2005 ) ist ein verbessertes elektronisches Arbeitszeitblatt, das Ihnen die einfache Eingabe von Zeit- und Abrechnungsinformationen für Mitarbeiter, die auf Stundenbasis bezahlt werden, sowie für Jobs, die Sie auf Stundenbasis abrechnen, ermöglicht. Der Zeitabrechnungs-Teil des Programms macht es zu einem Kinderspiel, Kunden nach einer Reihe von Kriterien abzurechnen, von mitarbeiterspezifischen Tarifen bis hin zu dem Tarif, den Sie für eine bestimmte Art von Auftrag in Rechnung stellen. Wenn Sie bereit sind, Ihren Kunden Rechnungen zu stellen, können Sie eine Rechnung drucken, die den Gesamtbetrag, den Stundensatz und die Zeit, die Sie für jedes einzelne Projekt aufgewendet haben, enthält.

AccountEdge ist seit Jahren in der Lage, den Bestand zu verfolgen, einschließlich der Möglichkeit, unterschiedliche Währungswerte mit verschiedenen Bestandsartikeln zu verknüpfen. In der Vergangenheit war es jedoch schwierig, Teillieferungen von Lagerartikeln oder Lagerbestände an mehr als einem Standort zu erhalten; das Programm handhabt das jetzt mit Leichtigkeit. AccountEdge enthält außerdem verbesserte Budgetierungstools und die Möglichkeit, bis zu sieben Jahre Transaktionshistorie zu verfolgen. Alle diese Funktionen zusammen machen AccountEdge zu einem hervorragenden Upgrade für bestehende Benutzer.

MYOB FirstEdge 2.0

MYOB FirstEdge 2.0 wurde entwickelt, um betriebswirtschaftliche Grundlagen wie Einnahmen-, Ausgaben-, Aktiv- und Passivkonten sowie Verkäufe, Angebote, Rechnungen, grundlegende Berichterstattung und Unternehmensanalysen zu verwalten. Dies ist eine gute und kostengünstige Möglichkeit, wenn Sie keine höherwertigen Buchhaltungsfunktionen wie Mehrbenutzerfähigkeiten oder Inventar und Zeiterfassung/Abrechnung benötigen.

Wichtige Upgrades von der vorherigen Version von vor vier Jahren ( ; Juli 2002 ) umfassen eine integrierte Gehaltsabrechnung über den SurePay-Dienst von MYOB und die Möglichkeit, Kreditkartenzahlungen von Kunden zu verarbeiten oder Kreditoren direkt aus der Anwendung heraus elektronisch zu bezahlen. (Alle Dienste erfordern zusätzliche Gebühren.)

Die neueste Version enthält außerdem Dutzende von Verbesserungen, darunter Popup-Rechner und Kalender in Zahlen- und Datumsfeldern sowie Unterstützung für Scrollräder auf Eingabegeräten. Da FirstEdge ein ähnliches Datendateiformat mit seinem komplexeren Geschwister AccountEdge teilt, bietet FirstEdge einen einfachen Upgrade-Pfad, falls Ihre geschäftlichen Buchhaltungsanforderungen steigen sollten.

Nach einer vierjährigen Dürre ist FirstEdge 2.0 ein hervorragendes Update. Die Kombination aus neuen Funktionen und kleineren Optimierungen macht es zu einem lohnenden Upgrade.

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Problematische Schnittstelle

Leider leidet AccountEdge unter einem einschüchternden Einrichtungsprozess. Während QuickBooks ein minimales Maß an Buchhaltungsjargon verwendet, wenn es Sie durch die Einrichtung führt, wirft AccountEdge manchmal einige kopfkratzende Terminologie um sich. Während des Einrichtungsprozesses wurde ich beispielsweise aufgefordert, verknüpfte Konten für spezielle Einnahmen-, Ausgaben- und Vermögenskonten zu erstellen. Ich konnte zwar Konten verknüpfen, war mir jedoch nicht hundertprozentig sicher, dass ich dies richtig gemacht habe, und das Programm bot wenig Anleitung dazu, welche Elemente mit welchen Konten verknüpft werden sollten. (FirstEdge, das unten beschrieben wird, ist nicht so detailliert wie AccountEdge, daher leidet es nicht unter dem gleichen Terminologieproblem – obwohl es immer noch nicht so einfach einzurichten ist wie QuickBooks.)

Auch wenn AccountEdge und FirstEdge beide verbesserte Werkzeuge zur Formularanpassung bieten, sind sie nicht gerade einfach. Es ist zwar jetzt einfacher, benutzerdefinierte Berichte, Formulare und Rechnungen zu erstellen. Aber im Vergleich zu den Zeichen- und Layoutwerkzeugen, an die Mac-Benutzer gewöhnt sind, sind die Formularwerkzeuge von MYOB geradezu umständlich zu verwenden. Zum Beispiel gibt es keine einfache Möglichkeit, einen Schlagschatten unter einer Grafik oder einem Textfeld zu erstellen, was angesichts der Grafikarchitektur von OS X relativ einfach sein sollte.

Kaufberatung für Template Studio

Wenn Sie Benutzerfreundlichkeit suchen, ist QuickBooks Pro 2006 von Intuit die am wenigsten einschüchternde Mac-Buchhaltungsanwendung auf dem Markt. Außerdem sind die Kompatibilität mit Adressbuch und iCal sowie die integrierten Gehaltsabrechnungstools sehr nützlich. Wenn Sie sich jedoch auf eine kompliziertere Benutzeroberfläche einstellen können, übertreffen MYOBs AccountEdge 2006 und FirstEdge 2.0 QuickBooks in Bezug auf die Funktionen bei weitem. Beide Programme können Kreditkarten verarbeiten, beide verfügen über integrierte Lohnabrechnungstools und beide können problemlos mit den meisten Webbanking-Dateiformaten umgehen. Das macht MYOB zu einem Gewinner in meinen Büchern.

[ Jeffery Battersby ist ein Kleinunternehmer, der regelmäßig Mac-Buchhaltungsanwendungen verwendet und überprüft. ]

Die vertraute Scheckheft-ähnliche Benutzeroberfläche von QuickBooks bleibt intuitiv und einfach zu bedienen. MYOB AccountEdge verfügt über hervorragende neue Funktionen zur Verwaltung der Zeitabrechnung und Rechnungsstellung. Sowohl AccountEdge als auch FirstEdge bieten eine bessere Formularanpassung als in früheren Versionen, aber es fehlt ihnen immer noch an der Einfachheit, die Sie von einer Mac-Anwendung erwarten würden.