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So senden Sie E-Mails an Gruppen mit Mail

DurchChristopher Breen,Chefredakteur, 28.02.2012 23:00 PST



Die Welt kann ein langweiliger Ort sein. Ein Teil dieser Langeweile, wie lange Schlangen auf dem Markt und unnachgiebige Staus, sind unvermeidlich. Aber es gibt Wartezeiten, die Sie nicht erleiden müssen, insbesondere wenn Sie mit Ihrem Mac arbeiten. Nehmen Sie zum Beispiel das Hinzufügen mehrerer Empfänger zu einer einzelnen E-Mail-Nachricht. Natürlich können Sie jeden Empfänger einzeln hinzufügen. Aber dies ist ungefähr so ​​interessant (und notwendig) wie das Trocknen der Farbe. Mit der Macht der Adressgruppen, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie Ihrer Nachricht schnell viele Empfänger auf einmal hinzufügen. Hier sind Antworten auf häufig gestellte Fragen:

F: Ich sehe keine Gruppenfunktion in Mail. Wo kann ich es finden?

ZU: Im Gegensatz zu anderen E-Mail-Programmen wie Microsoft Outlook enthält Apples Mail keinen eigenen Kontaktmanager. Stattdessen erhält es seine Kontaktinformationen aus der Adressbuchanwendung von Apple. Da dies der Fall ist, beginnen Sie beim Arbeiten mit Gruppen mit dem Adressbuch. Starten Sie dazu das Adressbuch, und standardmäßig sehen Sie in der Lion-Version des Adressbuchs auf der linken Seite des Fensters die Seite Alle Kontakte und auf der rechten Seite alle Ihre Kontakte.





Um eine Gruppe mit der neuesten Version des Adressbuchs zu erstellen, klicken Sie auf das rote Gruppenlesezeichen oben auf der linken Seite des Adressbuchs. Dadurch wird eine Seite zurückgeblättert, sodass Sie die Seite Gruppen anzeigen können. (Bei der Version des Adressbuchs von Snow Leopard ist dies nicht erforderlich, da es einen Gruppenbereich auf der linken Seite des Adressbuchfensters enthält. Mountain Lion bietet auch eine optionale Dreibereichsansicht.)

Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Plus-Schaltfläche (+) in der unteren linken Ecke des Adressbuchfensters. Das Adressbuch erstellt eine neue Gruppe namens Unbenannte Gruppe. Geben Sie einfach einen neuen Gruppennamen ein, z. B. |_+_| und drücken Sie die Return-Taste.



Wählen Sie nun den Eintrag Alle Kontakte oben in der Gruppenliste aus, um alle Ihre Kontakte anzuzeigen. Ziehen Sie alle Kontakte, die zu Ihrem Softball-Team gehören, in Ihre neue Gruppe. Wenn Sie dies tun, sehen Sie ein Symbol, das wie eine kleine Notizkarte mit einem roten Symbol aussieht, das die Anzahl der ausgewählten Kontakte enthält. Diese Kontakte sind jetzt Teil Ihrer Gruppe. Sie bleiben auch Teil Ihrer Gruppe 'Alle Kontakte'.

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Gruppen in Adressbuch und Mail

Erstellen Sie eine Gruppe im Adressbuch, damit Sie sie beim Verfassen von Nachrichten in Mail verwenden können. Hier habe ich eine für die Mitglieder der Softball-Gruppe erstellt.

Alternativ können Sie Kontakte aus Ihrer Liste Alle Kontakte auswählen (halten Sie die Befehlstaste gedrückt, um nicht zusammenhängende Einträge auszuwählen) und wählen Sie Datei -> Neue Gruppe aus Auswahl. Eine neue unbenannte Gruppe wird erstellt, die diese Kontakte enthält. Benennen Sie diese Gruppe nach Belieben um.

F: Gibt es einfachere Möglichkeiten, eine Gruppe zu bilden?

ZU: Bevor Sie das Adressbuch verlassen, erkunden Sie eine andere Option – Smart Groups. Wenn Sie beispielsweise routinemäßig Nachrichten an alle Personen senden, mit denen Sie zusammenarbeiten, besteht eine gute Chance, dass eine intelligente Gruppe Ihnen helfen kann. Wählen Sie Datei -> Neue intelligente Gruppe und geben Sie im angezeigten Blatt einen Namen für die Gruppe ein—|_+_| zum Beispiel – und konfigurieren Sie dann im Feld darunter den Eintrag zum Lesen von E-Mail enthält Domainname wo Domainname ist der Name Ihrer Firmen-E-Mail-Adresse. In meinem Fall würde ich zum Beispiel eingeben macworld.com . Diese Gruppe enthält jetzt alle Kontakte, die eine macworld.com-Adresse haben. Sie können intelligente Gruppen für eine Vielzahl von Dingen verwenden – Kontakte, die in einer bestimmten Postleitzahl leben oder eine bestimmte Vorwahl verwenden, Kontakte, die Sie mit einer oder anderen Notiz versehen haben, oder Personen, die einen gemeinsamen Geburtstag haben.

F: Die meisten meiner Kontakte haben mehr als eine E-Mail-Adresse. Kann ich das auswählen, das die Gruppe verwenden soll?

ZU: Unabhängig davon, wie Sie Ihre Gruppe erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Nachrichten für jeden Empfänger an die richtige E-Mail-Adresse senden. Wenn also beispielsweise einige Kollegen auch Mitglieder Ihres Softball-Teams sind, können Sie deren geschäftliche E-Mail-Adressen als Teil Ihrer Kollegen-Gruppe und ihre persönlichen E-Mail-Adressen für die Softball-Team-Gruppe verwenden.

Sie tun dies über die Verteilerlistenfunktion des Adressbuchs. Wählen Sie im Adressbuch Bearbeiten -> Verteilerliste bearbeiten. Wählen Sie im angezeigten Fenster Ihre Gruppe aus und überprüfen Sie die rechts angezeigten Namen. Möglicherweise finden Sie einige, die mehr als eine E-Mail-Adresse haben. Hervorgehobene Adressen sind diejenigen, die von dieser Gruppe verwendet werden. Um für eine Person zu einer anderen Adresse zu wechseln, klicken Sie einfach auf eine alternative Adresse.

Beachten Sie, dass die Option Verteilerliste bearbeiten möglicherweise ausgegraut ist, wenn Sie Ihre Kontakte nur mit iCloud verwalten. Damit es funktioniert, öffnen Sie Adressbuch -> Einstellungen und wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option Auf meinem Mac aus dem Einblendmenü Standardkonto. (Sie werden diese Optionen nicht sehen, wenn Sie Ihre Kontakte nicht mit iCloud verwalten.)

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Auf der Seite 'Gruppen' wird ein Eintrag 'Auf meinem Mac' angezeigt. Wählen Sie die Gruppe Alle auf meinem Mac aus und klicken Sie unten auf der Seite auf das Pluszeichen (+), um eine Gruppe hinzuzufügen. (Sie müssen nichts in diese Gruppe einfügen, wenn Sie dies nicht möchten.) Die Option Verteilerliste bearbeiten ist jetzt aktiv. Wenn Sie es auswählen, haben Sie die Möglichkeit, mit Gruppen auf Ihrem Mac sowie mit denen in iCloud zu arbeiten.

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Sobald Sie dies getan haben, können Sie zu den Einstellungen des Adressbuchs zurückkehren und auf der Registerkarte Allgemein iCloud als Standardkonto auswählen, um sicherzustellen, dass alle neuen Kontakte, die Sie hinzufügen, mit iCloud und den Geräten, die Sie damit synchronisieren, synchronisiert werden.

Verteilerliste

Haben einige Ihrer Kontakte mehr als eine Adresse? Sie können auswählen, an welche Adresse Nachrichten gesendet werden sollen, indem Sie die Verteilerlistenfunktion von Mail verwenden.

F: Wenn ich eine Gruppe im Adressbuch erstellt habe, wie verwende ich sie in Mail?

ZU: Nachdem Sie die benötigten Gruppen erstellt haben, starten Sie Mail und erstellen Sie eine neue Nachricht. Beginnen Sie im Feld An mit der Eingabe des Namens einer Ihrer Gruppen. Während Sie dies tun, präsentiert Mail eine Liste von Kontakten und Gruppen, die Ihrer Anfrage entsprechen. Wählen Sie den gewünschten Gruppennamen aus und drücken Sie die Eingabetaste. Standardmäßig fügt Mail alle Empfänger hinzu, die zu dieser Gruppe gehören. Wenn Sie nur den Gruppennamen sehen möchten, wählen Sie Mail -> Einstellungen, wählen Sie die Registerkarte Erstellen und deaktivieren Sie im Bereich Adressierung die Option Beim Senden an eine Gruppe, Alle Mitgliedsadressen anzeigen. Schließen Sie das Einstellungsfenster und Sie sehen jetzt nur noch Gruppennamen, wenn Sie sie hinzufügen.

Eine Nachricht an eine Gruppe in Mail adressieren

Beginnen Sie mit der Eingabe des Gruppennamens in das Feld An von Mail, um ihn als eine der Auswahlmöglichkeiten anzuzeigen.

Eine andere Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Fenster -> Adressbereich zu wählen und im erscheinenden Fenster Adressen auf die Gruppe zu doppelklicken, an die Sie die Nachricht senden möchten. Es wird dem Feld An hinzugefügt.

F: Kann ich eine Gruppe verwenden, um eine Nachricht zu adressieren, aber ein oder zwei Mitglieder weglassen?

ZU: Angenommen, Sie möchten Ihre Nachricht nur an bestimmte Personen innerhalb der Gruppe senden. (Zum Beispiel, wenn Sie eine Überraschungsparty planen und nicht möchten, dass das Geburtstagskind davon erfährt.) Sie können dies auch problemlos tun. Wenn der Gruppenname im Feld An erscheint, bewegen Sie den Mauszeiger darüber und klicken Sie auf das erscheinende nach unten zeigende Dreieck. Wählen Sie im resultierenden Menü Gruppe erweitern aus. Jetzt werden alle Kontakte innerhalb dieser Gruppe im Feld An und nicht im Gruppennamen angezeigt. Wählen Sie einen Kontakt aus, an den die Nachricht nicht gesendet werden soll, und drücken Sie die Entf-Taste des Mac. Leider können Sie die Befehlstaste nicht verwenden, um mehrere Kontakte im Feld An auszuwählen.

Gruppen in Mail

Klicken Sie im Feld An auf den Pfeil neben dem Namen Ihrer Gruppe. Sie sehen eine Reihe von Optionen, einschließlich der Option, die Gruppe zu erweitern, dh alle E-Mail-Adressen ihrer Mitglieder anzuzeigen.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Gruppe auszusortieren, bevor ihre Mitglieder zum Feld An hinzugefügt werden. Öffnen Sie dazu erneut das Adressfeld, wählen Sie eine Gruppe aus und klicken Sie bei gedrückter Befehlstaste auf die Kontakte, an die Sie die Nachricht senden möchten. Doppelklicken Sie auf einen der markierten Einträge und alle ausgewählten Kontakte werden dem Feld An hinzugefügt.

Wenn Sie feststellen, dass Sie eine Nachricht nur an ein paar Personen in einer viel größeren Gruppe richten möchten, ist es einfacher, deren Namen einfach separat einzugeben. Geben Sie also, anstatt die Softball-Teamgruppe einzugeben, die Namen des Short-Stops und des Pitchers als individuelle Kontakte ein.

F: Gibt es andere Möglichkeiten, eine Nachricht an mehrere Personen zu richten?

Wenn sowohl das Adressbuch als auch die E-Mail geöffnet sind, können Sie mehrere Kontakte im Adressbuch auswählen und sie einfach in das Feld An einer E-Mail-Nachricht ziehen. Oder Sie können Kontakte im Adressbuch auswählen und auf den Desktop ziehen, wo diese Kontakte in einer einzigen vCard-Datei enthalten sind, die Sie nach Belieben in ein An-Feld ziehen können.

Textverknüpfungen und Gruppen

Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine Textverknüpfung zu erstellen, die die E-Mail-Adressen aller Mitglieder Ihrer Gruppe enthält.

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F: Muss ich dafür wirklich das Adressbuch verwenden?

ZU: Wenn Sie das Adressbuch nicht verwenden möchten, können Sie stattdessen die Textersetzungsbefugnisse von OS X nutzen, um eine Gruppe zu erstellen. Starten Sie die Systemeinstellungen, wählen Sie die Einstellung Sprache & Text und klicken Sie auf die Registerkarte Text. Auf dieser Registerkarte erstellen Sie Textverknüpfungen. Klicken Sie einfach auf die Plus-Schaltfläche am unteren Rand des Fensters, um eine neue Verknüpfung zu erstellen. Geben Sie im Feld Ersetzen etwas wie |_+_| ein. Geben Sie im Feld Mit die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie mit Ihrer sftbll-Verknüpfung verknüpfen möchten. Wenn Sie diese Adressen zu einer Nachricht hinzufügen möchten, geben Sie einfach |_+_| . ein in das An-Feld, gefolgt von der Return-Taste, und OS X füllt das An-Feld automatisch mit den E-Mail-Adressen aus, die Sie dieser Verknüpfung zugeordnet haben. Kommerzielle Versorgungsunternehmen wie Smiles TextExpander , Ettore Softwares Typeit4Me , und Ergonis ’30 € Typinator kann das Gleiche (und noch viel mehr) tun.

Unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich entscheiden, wird die Verwaltung Ihrer E-Mails viel weniger ermüdend, wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Kontakte, an die Sie routinemäßig Nachrichten senden, zusammenzufassen.