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Erfolg planen: Vier technische Tricks für die Planung von Meetings

VonDavid Funken 13. April 2014 21:35 PDT

Seien wir ehrlich: Trotz all der Technologie, die uns zur Verfügung steht, ist die Planung und Planung von Meetings immer noch ein Ärgernis. Niemand kann sich darüber einigen, wo man sich trifft oder wann. Wenn Meetings geplant werden, vergessen die Leute oder tauchen unvorbereitet auf. Man könnte meinen, wir könnten es besser machen.

Natürlich können Sie Ihren Mac, Ihr iPhone und das Web verwenden, aber Sie müssen sie verwenden rechts . Hier sind vier Tricks, die ich gelernt habe, um Meetings mithilfe von Technologie besser zu planen.

Automatisieren Sie die Besprechungsbestätigung

Oft werden Meetings, an denen ich teilnehme, lange im Voraus festgelegt. Dies führt manchmal dazu, dass sich Pläne ändern oder die Leute vergessen. Ich versuche, diese Probleme zu vermeiden, indem ich am Vortag Besprechungsbestätigungen versende. Jeden Tag schaue ich mir alle Meetings an, die ich für den nächsten Tag angesetzt habe, und versende E-Mails an alle Teilnehmer.

Das tägliche Eintippen dieser Bestätigungen wurde schnell mühsam, also habe ich es mit einem ausfüllbaren TextExpander-Snippet automatisiert. Wenn ich |_+_| . tippe In einem E-Mail-Fenster erstellt TextExpander eine benutzerdefinierte E-Mail-Nachricht, in die ich den Empfängernamen, die Tagesordnungspunkte und die voraussichtliche Länge eingeben kann. Es ist eine großartige Möglichkeit, alle an das Treffen und unsere Absichten zu erinnern. Es lässt mich auch unheimlich organisiert aussehen.

textexpander-Meeting-Vorlage

Verwenden Sie TextExpander, um Ihre Besprechungserinnerungen zu entwerfen.

Haben Sie keine Angst, Alarme zu verwenden

Sowohl auf dem Mac als auch auf iOS ist in Kalender die Möglichkeit integriert, Alarme für Ereignisse einzustellen. Verwenden Sie diese häufig. Ich habe für fast jeden Termin, an dem ich teilnehme, Wecker gestellt. Auf diese Weise muss ich mich nicht mit dem mentalen Aufwand auseinandersetzen, mich daran zu erinnern, zu gehen; meine Technologie wird es für mich tun.

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Denken Sie beim Einstellen von Weckern daran, Zeit für die Besprechungsvorbereitung einzuplanen. Wenn Sie 45 Minuten brauchen, um sich auf ein wichtiges Meeting vorzubereiten, stellen Sie den Wecker entsprechend ein. Wenn Sie viel Zeit damit verbringen, sich auf ein Meeting vorzubereiten, stellen Sie einen zweiten Wecker ein, wenn das Meeting beginnt oder wenn Sie es verlassen müssen, wenn Reisezeit anfällt, damit Sie sich nicht so in die Vorbereitungen versenken, dass Sie verpassen das Treffen selbst.

Reservieren Sie Zeit für hypothetische Besprechungen

Es gibt einen bestimmten Tanz, der zwischen Leuten stattfindet, die versuchen, ein Treffen per E-Mail zu vereinbaren, der mich verrückt macht:

David an Hans: Lass uns zu Mittag essen Hans an David: Großartig. Wann ist gut? David zu Hans: Ich bin mir nicht sicher. Du gehst zuerst. Hans zu David: Ich habe nächste Woche etwas Zeit. David zu Hans: Wie wäre es mit Dienstag Mittag. Hans zu David: Das geht nicht. Gib mir noch einen Tag.

Das geht einfach immer weiter. Stattdessen schreibe ich, wenn ich ein Meeting mit einer einzelnen Person arrangiere, und sage: Lass uns zusammen zu Mittag essen. Wie wäre es am nächsten Mittwoch um 11:45 Uhr im Cardiac's House of Cheese? Indem ich nicht nur die Idee des Mittagessens in die erste E-Mail, sondern auch die Details setze, kann ich normalerweise viel späteren E-Mail-Verkehr ausblenden. Das Überraschende ist, dass die meisten meinen Vorschlag gleich in der ersten Antwort akzeptieren.

Ein weiterer Trick, den ich verwende, besteht darin, die vorgeschlagene Besprechungszeit sofort zu speichern, wenn ich diese erste E-Mail versende. Auf diese Weise plane ich zu dieser Zeit kein anderes Treffen, während ich auf eine Rückmeldung warte. Für diese hypothetischen Besprechungszeiten habe ich ein Fragezeichen vor den Veranstaltungsnamen gesetzt. Später, wenn ich auf meinen Kalender schaue, weiß ich durch das Fragezeichen genau, welche Veranstaltungen gebucht und welche noch hypothetisch sind. Wenn die andere Person zurückschreibt und akzeptiert, entferne ich das Fragezeichen. Wenn die Person ablehnt, lösche ich die Veranstaltung.

Verwenden Sie das Web, um ein großes Meeting zu veranstalten

Jedes Mal, wenn ich eine dieser E-Mails erhalte, die an sechs Leute gesendet werden, die bitten, ein Treffen zu vereinbaren, zucke ich innerlich zusammen. Ich weiß, dass ich in der nächsten Woche einen scheinbar endlosen Strom von E-Mails sehen werde, die so etwas sagen wie, ich weiß, Dienstag um 10:00 Uhr funktioniert für alle, aber ich habe zu dieser Zeit einen Korbflechtkurs, also schaut als wären wir wieder am Reißbrett.

Gekritzel

Ein Online-Dienst wie Doodle hilft einer Gruppe, einen für beide Seiten angenehmen Termin zu finden.

Ein Treffen mit einer Gruppe von Leuten per E-Mail zu vereinbaren fühlt sich an, als würde man Katzen in einem Raum voller Mäuse hüten. Verwenden Sie stattdessen eine Online-Site für die Planung von Meetings, um dies für Sie zu tun.

Mein Favorit ist Doodle.com. Mit Doodle können Sie als Organisator des Meetings mehrere potenzielle Zeitblöcke für ein Meeting reservieren. Doodle sendet dann entweder für Sie E-Mails an die Besprechungsteilnehmer oder gibt Ihnen einen Link, den Sie selbst versenden können. Die Besprechungsteilnehmer können sich dann bei Doodle anmelden und auswählen, welche dieser Blöcke ihnen zur Verfügung stehen. Wenn alle fertig sind, wissen Sie genau, wann alle verfügbar sind. Das funktioniert so gut (und ich mag endlose E-Mails zum Einrichten von Meetings nicht so sehr), dass ich sogar Doodle-Events für die Gruppenmeetings anderer Leute einrichte, zu denen ich eingeladen werde, nur um den Kummer zu vermeiden.

Diese Techniken werden nicht alle Meeting-Kopfschmerzen beseitigen. Aber sie werden den gesamten Prozess viel reibungsloser machen.