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Verwenden von Mail-Regeln, intelligenten Postfächern und VIPs

DurchChristopher Breen,Chefredakteur, 03.04.2013 20:30 PDT

In den längst vergangenen Tagen des Mac 101, als wir zum ersten Mal mit dem Finder nass wurden, habe ich Ihnen die intelligente Suche vorgestellt – den Prozess des Erstellens einer Reihe von Bedingungen, die übereinstimmende Dateien in einer Liste anzeigen. Sie können beispielsweise eine Liste von JPEG-Bilddateien erstellen, die über ein Megabyte groß sind. Wie ich damals erklärte, ist die Idee, Bedingungen aneinanderzureihen, um die angezeigten Informationen zu filtern, ein Konzept, das sich überall in Mountain Lion durchsetzt.



Ein Bereich, in dem dieses Konzept offensichtlich ist, sind die Regeln von Mail. Aber anstatt solche Bedingungen zu verwenden, um mit Dateien umzugehen, die sich bereits auf Ihrem Mac befinden, verwenden Sie meistens Regeln, um Ihre E-Mails zu sortieren, wenn sie an Ihren Mac gesendet werden. Lassen Sie uns diese Idee nur als Beispiel auf die reale Papierpost anwenden, die wir immer noch von Zeit zu Zeit erhalten.

Wenn Sie Ihren physischen Briefkasten zu Hause öffnen, finden Sie all Ihre Post gebündelt vor – Kataloge, Zeitschriften, Briefe von Tante Di, Rechnungen, Anzeigen und Netflix-Umschläge. Stellen Sie sich nun vor, Sie öffnen stattdessen diesen Briefkasten und finden Ihre wichtigsten Post (z links, Zeitschriften, die in einem eigenen Behälter hinten in der Schachtel saßen, und alle Junk-Mails, die auf wenige Asche reduziert wurden. Viel bequemer, ja?





Ohne Ihren Postzusteller a sehr großzügiger Urlaubstipp, so etwas wird einfach nicht passieren. Aber Sie können das Äquivalent in Mail erreichen.

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Blick auf Regeln

Starten Sie Mail und wählen Sie Mail > Einstellungen (oder drücken Sie Befehl-Komma). Wählen Sie im resultierenden Fenster die Regeln Tab. Standardmäßig sollten Sie einen einzelnen Eintrag sehen: News von Apple. Lassen Sie uns eine eigene Regel erstellen, indem Sie auf klicken Regel hinzufügen Taste.



Wenn Sie dies tun, erhalten Sie ein Blatt mit einem Beschreibungsfeld, einigen Popup-Menüs und Plus (+) und Minus (-) Schaltflächen. Das Blatt hat zwei große Abschnitte. Unter dem Feld Beschreibung befindet sich der Bereich Wenn. Die Elemente hier sind die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit die Regel etwas tut. Eine akzeptable Bedingung könnte beispielsweise sein: Wenn Von enthält bubba@example.com . Mit dieser If-Bedingung werden alle Nachrichten, die von dieser Adresse gesendet werden, durch die Aktionen manipuliert, die Sie darunter erstellen. Im Bereich „Folgende Aktionen ausführen“ können Sie beispielsweise die Aktion konfigurieren Setzen Sie die Farbe der Textnachricht auf Rot .

Klicken OK , und Mail wird Sie fragen, ob Sie diese Regel anwenden möchten. Sobald Sie Ihr Einverständnis durch Anklicken von Sich bewerben, vorhandene Nachrichten von Bubba werden im Nachrichtenbrowser rot eingefärbt, sodass sie leicht zu erkennen sind. Das ist großartig, aber noch besser ist, dass alle zukünftigen Nachrichten von Bubba ebenfalls rot eingefärbt werden. Und das ist die Macht der Regeln – Ihre E-Mails präventiv zu sortieren, damit Sie dies nicht manuell tun müssen.

Das war's im Wesentlichen: Bedingungen schaffen, die gezielt nach vorhandenen und eingehenden Nachrichten Ausschau halten, und dann etwas mit der ankommenden E-Mail machen.

Einige hilfreiche Mail-Regeln

Ich möchte Sie an dieser Stelle nicht ganz allein lassen, also lassen Sie uns ein paar hilfreiche Regeln aufstellen.

Filtern von E-Mails in einen anderen Ordner: Sie werden eine Regel wie diese ziemlich häufig verwenden, um Ihre E-Mails automatisch abzulegen, damit Ihr Posteingang nicht vermüllt wird.

Beginnen Sie mit der Auswahl Postfach > Neues Postfach oder indem Sie auf die Plus-Schaltfläche (+) in der unteren linken Ecke des Mail-Fensters klicken und auswählen Neues Postfach aus dem angezeigten Menü. Wählen Sie im angezeigten Blatt 'Neue Mailbox' die Option Auf meinem Mac Geben Sie im Menü Standort einen Namen wie |_+_| ein und klicken Sie auf OK .

Gehen Sie zu Mail-Einstellungen, klicken Sie auf das Regeln Registerkarte, und klicken Sie auf die Regel hinzufügen Taste. Benennen Sie im resultierenden Blatt die Regel |_+_| und konfigurieren Sie den If-Abschnitt so, dass er gelesen wird Wenn Von iTunes enthält . Erstellen Sie im Bereich „Folgende Aktionen ausführen“ diese Aktion: Nachricht in Postfach iTunes verschieben . Klicken OK und wählen Sie aus, ob Sie die Regel anwenden möchten.

Wenn Sie sich für E-Mail-Benachrichtigungen aus dem iTunes Store angemeldet haben, werden Sie feststellen, dass Ihr Posteingang diese Benachrichtigungen nicht mehr enthält. Stattdessen wurden sie alle in den von Ihnen erstellten iTunes-Ordner verschoben.

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Verschieben Sie ganz einfach E-Mails von einem bestimmten Absender in ein neues Postfach.

Sie können eine Regel wie diese verwenden, um mehr zu tun, als nur Werbe-E-Mails aufzuspüren. Im Feld Von können Sie beispielsweise die Domäne Ihres Unternehmens hinzufügen: Wenn Von macworld.com enthält, in meinem Fall. Ich würde dann einen neuen Ordner für diese TabletS-Nachrichten erstellen und die Regel alle Nachrichten, die diese Bedingung erfüllen, in diesen Ordner verschieben lassen. Dieses Setup bietet mir eine Möglichkeit, Nachrichten von meinen Kollegen schnell zu durchsuchen.

Filtern von Absendergruppen: Es gibt ein gewisses Maß an Macht in der Beziehung von Mail zur Kontakt-App. Sie können Mail beispielsweise bitten, Nachrichten danach zu filtern, wer einer bestimmten Gruppe angehört, die Sie in den Kontakten erstellt haben, und wer nicht.

Angenommen, Sie haben eine Gruppe erstellt, die die Mitglieder Ihres Keggling Club-Teams umfasst. Möglicherweise möchten Sie, dass E-Mails von diesen Mitgliedern markiert oder verschoben werden, damit Sie sie leichter finden können. Erstellen Sie einfach eine Regel wie diese:

Wenn der Absender Mitglied des Group Keggling Club ist, verschieben Sie die Nachricht in die Mailbox Kegglers.

Verschieben Sie alle Nachrichten aus einer Gruppe in einen von Ihnen erstellten Ordner.

Die Zweibedingungsregel: Ich habe diese Regel zitiert, als ich besprochen habe, wie Sie den Ärger durch alle in Ihrem Unternehmen beenden können, die auf die Schaltfläche Allen antworten klicken, wenn sie stattdessen auf Antworten klicken sollten. Es erfordert zwei Bedingungen.

Hier ist das Szenario: Einige Abteilungen in Ihrem Unternehmen wissen nicht, wann Sie Allen antworten sollten und wann nicht. Dies führt dazu, dass Sie eine Willkommensnachricht erhalten, gefolgt von zig Me Too! antwortet, dass Sie sich nicht darum kümmern. Aber Sie möchten diese Dinge herausfiltern, ohne wichtige Nachrichten zu verpassen, die an Sie gerichtet sind.

In diesem Fall konfigurieren Sie zuerst das oberste Popup-Menü, das im „Wenn“ angezeigt wird x der folgenden Bedingungen erfüllt sind“-Aussage. Die x , kann in diesem Fall entweder sein beliebig oder alle . Wenn du wählst beliebig , muss nur eine der Bedingungen erfüllt sein, damit die folgende Maßnahme verhängt wird. Mit alle , muss jede Bedingung erfüllt sein, damit die Regel funktioniert.

Damit diese Regel funktioniert, müssen Sie alle Bedingungen erfüllt. Dann folgen Sie dem mit zwei Bedingungen: Ab Enthält Bozoreplier (wo Bozoreplier ist der Domänenname der beleidigenden Abteilung) und Zu Enthält mich nicht (wo ich ist Ihre E-Mail-Adresse). Erstellen Sie die erste Bedingung und klicken Sie dann auf die Plus-Schaltfläche rechts davon, um eine weitere zu erstellen.

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Hassen Sie rücksichtslose Antwort-Aller? Verwenden Sie eine solche Regel.

Damit diese Regel ausgeführt wird, muss die Nachricht nicht nur von der anstößigen Domain stammen, sondern darf auch nicht an Sie persönlich adressiert werden. (Sie richten es auf diese Weise als ausfallsichere Maßnahme ein, damit von der Domäne gesendete Nachrichten, die Ihre besondere Aufmerksamkeit erfordern, nicht unter all dem Kram verloren gehen.)

Erstellen Sie schließlich einen neuen Ordner für Nachrichten von diesen Personen und entwerfen Sie dann eine Aktion, die alle ihre E-Mails, die nicht an Sie adressiert sind, in diesen Ordner verschiebt.

Die Mehrfachaktionsregel: Sie können auch Regeln mit mehreren Aktionen erstellen.

Sie könnten beispielsweise eine erstellen, die lautet: Wenn von enthält theboss (wo der Chef ist die E-Mail-Adresse Ihres Vorgesetzten), Stellen Sie die Farbe der Textnachricht auf Rot ein, spielen Sie Sound Sosumi ab, senden Sie eine Benachrichtigung, und Bounce-Symbol im Dock. Diese Regel würde es unmöglich machen, die Nachrichten Ihres Vorgesetzten zu ignorieren (siehe Abbildung oben auf der Seite). Und wie bei der Regel mit mehreren Bedingungen fügen Sie weitere Aktionen hinzu, indem Sie im Aktionsbereich auf die Plus-Schaltfläche klicken.

Regelähnliche Funktionen

Mail enthält einige Funktionen, die einen Teil der Macht von Regeln nachahmen. Die erste ist die intelligente Mailbox und die zweite die VIP-Mailbox.

Intelligente Postfächer: Ein intelligentes Postfach ist wie eine Regel mit nur einer Aktion – das Sammeln übereinstimmender Nachrichten in einem bestimmten Postfach. Machen wir einen.

Wählen Mailbox > Neue Smart Mailbox (oder klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche in der unteren linken Ecke und wählen Sie Intelligente Mailbox aus dem Menü). Benennen Sie das Postfach |_+_| und konfigurieren Sie die Bedingung zum Lesen Von Enthält Apfel . Wenn Sie Nachrichten in den Papierkorb von Mail aufnehmen möchten, aktivieren Sie diese Option. Klicken OK, und eine neue „Apple“-Mailbox wird unter der Überschrift „Smart Mailboxes“ im Bereich „Mailboxen“ angezeigt. Wenn Sie es auswählen, sehen Sie alle Nachrichten von Apple, die für das eine oder andere Werbung machen oder Sie darüber informieren, dass Ihre Apple-ID verwendet wurde, um sich bei diesem oder jenem Dienst anzumelden.

Zeigen Sie alle Ihre von Apple generierten E-Mails in einem intelligenten Postfach an.

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Wie unterscheidet sich dies von einer ähnlich konfigurierten Regel? Intelligente Postfächer verschieben Nachrichten in der Regel nicht. Stattdessen präsentieren sie eine Liste von Nachrichten, die den Bedingungen des Postfachs entsprechen. Die ursprünglichen Nachrichten bleiben dort, wo sie sind.

Obwohl diese Anordnung allein schon nützlich genug ist, hat das Zusammenfassen einer Liste verwandter Nachrichten in einer einzigen Mailbox zusätzliche Vorteile. Wenn Sie beispielsweise bei gedrückter Strg-Taste (Rechtsklick) auf dieses intelligente Postfach klicken, können Sie alle darin enthaltenen Nachrichten archivieren (d. h. eine Kopie aller dieser Nachrichten und ihrer Anhänge erstellen). Nachdem Sie dieses Archiv erstellt haben, können Sie die Originalnachrichten aus der Mail-App löschen, in der Gewissheit, dass Sie über ein Backup verfügen. (Weitere Informationen zum Sichern und Wiederherstellen Ihrer Nachrichten finden Sie in einer zukünftigen Spalte.)

Das VIP-Postfach: Mit Mountain Lion hat Apple die VIP-Mailbox eingeführt. Es ist einem intelligenten Postfach sehr ähnlich, obwohl Sie es anders konfigurieren. Die Idee dahinter ist, dass Sie bestimmte Personen, mit denen Sie korrespondieren, als sehr wichtige Personen bezeichnen können. Wenn Sie eine Nachricht von einer solchen Person erhalten, wird diese in der VIP-Mailbox angezeigt. (Genau wie bei einer intelligenten Mailbox verbleibt die ursprüngliche Nachricht in der Mailbox, an die sie ursprünglich zugestellt wurde, beispielsweise in Ihrem Posteingang.) Der Zweck dieser Mailbox besteht darin, die Nachrichten abzurufen, auf die Sie wirklich achten möchten.

Sie haben zwei Möglichkeiten, einem Kontakt den VIP-Status zu verleihen. Die erste besteht darin, eine Nachricht zu öffnen, den Zeiger auf den Namen des Absenders zu bewegen und auf das Sternsymbol links neben diesem Namen zu klicken. Alternativ können Sie den Mauszeiger über einer beliebigen E-Mail-Adresse oben in einer Nachricht platzieren (die Adresse wird blau), klicken Sie auf das nach unten zeigende Dreieck und wählen Sie Zu VIPs hinzufügen .

Eine Möglichkeit, einen VIP hinzuzufügen

Ist dies also einfach ein intelligentes Postfach für Leute, die nicht wissen, wie man intelligente Postfächer verwendet? Nicht komplett. Wo VIPs bei Smart Mailboxen einen Vorsprung haben, liegt in Ihrer Möglichkeit, den VIP-Status in der Regel zu verwenden. Wenn Sie zur Voreinstellung 'Regeln' zurückkehren, eine neue Regel erstellen und dann auf das Popup-Menü für die erste Bedingung klicken, sehen Sie, dass Absender ist VIP ist eine der Bedingungen. Sie können diese Bedingung beispielsweise verwenden, um zusätzliche Warnungen zu erstellen – einen Ton, ein hüpfendes Dock-Symbol oder eine Benachrichtigung –, wenn Sie eine Nachricht von einer Person erhalten, die Sie für wichtig genug halten, um den VIP-Status zu verdienen.

Regeln, intelligente Postfächer und das VIP-Postfach können hilfreiche Werkzeuge sein, um Ihre E-Mails automatisch zu sortieren. Nehmen Sie sich die Zeit, jeden einzelnen zu erkunden, und Sie werden Ihren Posteingang auf beeindruckende Weise aufräumen.

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